FR:

La pandémie de COVID-19 a forcé les bibliothèques parlementaires à s’adapter pour continuer à remplir leur rôle auprès des décideurs publics. La Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec a pris une grande importance dans la gestion de crise par son intégration à quatre cellules de veille stratégique mises en place par l’administration parlementaire pour filtrer et synthétiser les informations concernant la COVID-19. Ces cellules avaient pour objectif d’aider le comité directeur de l’Assemblée nationale à prendre des décisions éclairées. Cet article présente l’expérience de la Bibliothèque de l’Assemblée nationale au sein des cellules de veille stratégiques et souligne l’importance des bibliothèques parlementaires pour fournir des informations fiables et pertinentes aux décideurs institutionnels en période de crise.

EN:

The COVID-19 pandemic forced parliamentary libraries to adapt to continue fulfilling their role with public decision-makers. The Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec played a key role in crisis management by joining four strategic intelligence units set up by the parliamentary administration to filter and synthesize information about COVID-19. The aim of these cells was to help the steering committee of the National Assembly make informed decisions. This article presents the experience of the Bibliothèque de l’Assemblée nationale within the strategic watch cells and highlights the importance of parliamentary libraries in providing reliable and relevant information to institutional decision-makers in times of crisis.

FR:

Les bibliothèques parlementaires sont confrontées à un changement périodique de leurs clientèles politiques en fonction du cycle électoral. L’accueil d’une nouvelle législature est par conséquent un événement crucial pour ces institutions ; il est alors essentiel de promouvoir leurs services pour montrer leur utilité aux nouveaux parlementaires. Qui plus est, les parlementaires ne sont souvent pas conscients de l’étendue des services offerts par les bibliothèques parlementaires, dont l’offre de services diffère des milieux documentaires communs. Cet article présente un aperçu des initiatives entreprises par les bibliothèques parlementaires canadiennes lors de l’accueil d’une nouvelle législature, ainsi que des activités de promotion utilisées pour faire connaître leurs services à la nouvelle députation et au nouveau personnel politique.

EN:

Parliamentary libraries are faced with periodic changes in their political clientele because of the electoral cycle. The arrival of a new legislature is therefore a crucial event for these institutions, and it is essential to promote their services to show their usefulness to new parliamentarians. What’s more, parliamentarians are often unaware of the extent of the services offered by parliamentary libraries, which differ from common documentary environments. This article presents an overview of the initiatives undertaken by Canadian parliamentary libraries when welcoming a new legislature, as well as the promotional activities used to make their services known to the new MPs and political staff.

FR:

Depuis 1964, la Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec produit un outil unique : l’Index du Journal des débats. Utilisé par diverses clientèles, il permet de repérer l’information relative aux délibérations parlementaires sous six facettes : les sujets, les participants, les projets de loi, les commissions, les mémoires et les témoignages. Tous les cahiers de séances, que ce soit en Chambre ou en commission parlementaire, sont analysés par l’équipe responsable de l’indexation. Cette dernière veille à l’uniformité des pratiques à l’aide d’outils et de logiciels spécialisés. De nombreux changements ont marqué l’Index du Journal des débats au fil des années et, à l’aube de son 60^e anniversaire, l’équipe de l’indexation devra faire face à de nouveaux défis, comme l’avènement de l’intelligence artificielle.

EN:

Since 1964, the Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec has produced a unique tool : the Journal des débats Index. Used by a wide range of users, it provides information on parliamentary proceedings from six angles : subjects, participants, bills, committees, briefs, and testimony. All the session books, whether in the House or in the parliamentary committee, are analyzed by the team responsible for indexing. The team uses specialized tools and software to ensure uniform practices. Numerous changes have marked the Journal des débats Index over the years and, on the eve of its 60th anniversary, the indexing team will have to face new challenges, such as the advent of artificial intelligence.

FR:

La présence de la littérature grise s’est considérablement accrue sous forme numérique dans les collections de la Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec au cours de la dernière décennie. Ce genre de documentation de recherche possède quelques caractéristiques qui lui permettent de participer aux besoins informationnels particuliers de la communauté parlementaire. Le développement de cette collection présente des enjeux de repérage, de développement de collection, et de pérennisation sur lesquels la Bibliothèque s’est penchée au fil du temps. Cet article présente cette expérience.

EN:

The presence of grey literature in digital form in the collections of the Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec has increased considerably over the past decade. This type of research documentation has several characteristics that enable it to meet the specific information needs of the parliamentary community. The development of this collection raises issues of retrieval, collection development, and sustainability, which the library has addressed over the years. This article presents this experience.

FR:

L’Assemblée nationale du Québec a adopté un cadre de gouvernance de l’information pour préserver et rendre accessible les ressources informationnelles. Ce cadre vise l’efficience organisationnelle, la transparence, l’innovation et la collaboration. Amorcé en 2021, le projet s’est concrétisé en 2023.

L’adoption du cadre de gouvernance de l’information a été perçue comme un acte fort, reconnaissant l’information comme un actif stratégique. La gouvernance de l’information est vitale pour le bon fonctionnement et l’efficacité des institutions parlementaires ; elle définit les paramètres de la responsabilité et confère une légitimité aux yeux de la société civile. La réussite de sa mise en oeuvre reposera sur la collaboration, la transparence et l’engagement de tous, tout en tenant compte des nouvelles réalités technologiques.

L’article souligne l’importance de la gouvernance de l’information dans les parlements et son évolution continue nécessitant la collaboration des parties prenantes.

EN:

The National Assembly of Québec has adopted an information governance framework to preserve and make accessible its information resources. The framework aims to promote organizational efficiency, transparency, innovation, and collaboration. Initiated in 2021, the project came to fruition in 2023.

The adoption of the information governance framework was seen as a powerful act, recognizing information as a strategic asset. Information governance is vital for the proper functioning and effectiveness of parliamentary institutions ; it defines the parameters of accountability and confers legitimacy in the eyes of civil society. Its successful implementation will depend on collaboration, transparency, and commitment on the part of all, while taking account of the new technological realities.

The article highlights the importance of information governance in parliaments and its ongoing evolution, which requires the collaboration of all stakeholders.